Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, logistics, booking note giữ vai trò trò chơi rất quan trọng đảm bảo hàng hóa được vận hành trơn tru, đúng lịch trình. Vậy booking note là gì ? Ý nghĩa trong vận chuyển hàng hóa quốc tế như thế nào? Cùng Interchains Ecom khám phá thông tin trong bài viết này nhé.

1. Booking note là gì?

Booking note là gì? Hay còn gọi là phiếu chuyển địa điểm. Đây là một chứng chỉ quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, logistics. Ghi chú đặt chỗ được sử dụng để yêu cầu và xác nhận việc đặt vận chuyển hàng hóa trên tàu biển, máy bay, xe tải hoặc các phương tiện vận chuyển tiện ích khác.

Việc thực hiện booking note không phải là công việc khó, chủ yếu là cần phải xác định được hãng tàu phù hợp, giá chân hợp lý. Ngoài ra, hãy đặt sách sớm để có thể thu thập đóng hàng và đưa ra kế hoạch chính xác cho tàu.

Về hãng máy, sau khi khách hàng đã chấp nhận giá. Họ sẽ tiến hành gửi một “Lệnh cấp trống” để khách hàng bố trí hộp đựng container đi đóng gói. Cũng như thực hiện các thủ tục cần thiết để thông tin hàng hóa xuất khẩu.

2. Vai trò và ý nghĩa của booking note trong cuộc vận động chuyển quốc tế

Với bối cảnh thương mại toàn cầu đang ngày càng phát triển, vận động quốc tế đóng vai trò quan trọng trong cung ứng chuỗi toàn cầu. Để đảm bảo hàng hóa được đến đúng địa chỉ, thời gian. Lúc này, ghi chú đặt phòng là tài liệu không thể thiếu, dù không phải bằng chứng pháp lý nhưng lại có ý nghĩa và vai trò rất quan trọng trong cuộc vận động quốc tế.

Xem thêm:

FOB là gì? Ý nghĩa điều kiện giao hàng trong xuất nhập khẩu quốc tế

CIF là gì? Điều kiện giao hàng CIF trong thương mại quốc tế

Khởi động quá trình chuyển đổi

Phiếu đặt chỗ là tài liệu đầu tiên trong quá trình giao dịch quốc tế. Người gửi hàng sẽ đặt phòng với hãng máy, hãng hàng không hoặc đơn vị vận động. Nếu không có ghi chú đặt chỗ, hàng hóa sẽ không được chuyển tiếp theo kế hoạch. Làm như vậy sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ tiến trình giao hàng.

Căn cứ để hãng vận chuyển chỗ và container

Trong quá trình xuất khẩu hàng hóa, việc lưu ý đặt phòng là điều kiện tiên quyết để hãng vận chuyển xác nhận chỗ trên phương tiện vận tải tải và cấp container trống cho người gửi. Cụ thể, xác định trang web trên các phương tiện tải xuống, lên kế hoạch hợp lý theo từng lượng, có thể phân tích,..

Đơn hành động cơ sở

Booking note là cơ sở để thực hiện các hoạt động đơn giản. Đây là bằng chứng có vai trò quan trọng nhất trong các cuộc chuyển hàng quốc tế. Tuy nhiên, để công ty chuyển nhượng vận hành đơn phải dựa vào thông tin đặt phòng.

Tất cả các chi tiết quan trọng sẽ được gửi đến hãng vận chuyển, lấy từ booking note để điền vào vận động đơn bao gồm: người gửi hàng, người nhận hàng, xếp hàng, trượt hàng, loại hàng, số lượng, trọng lượng, điều kiện giao hàng,…Như vậy, sẽ tránh được những sai sót, tăng tính minh bạch, kiểm tra dữ liệu.

Đảm bảo thông tin rõ ràng giữa các liên kết

Ghi chú đặt phòng giúp đảm bảo thông tin thông suốt giữa các bên. Trong chuỗi ứng dụng và chuyển quốc tế có rất nhiều bên cùng tham gia phân phối: người bán, người mua, hãng máy,.. Để quá trình vận động chuyển diễn ra giữa các bên có lợi. Booking note như cầu nối thông tin giữa tất cả các mắt xích trong chuỗi ứng dụng.

Rủi ro có thể xảy ra và phát sinh chi phí

Một ý nghĩa rất quan trọng của lưu ý đặt phòng đó là hạn chế rủi ro, phát sinh chi phí. By trong cuộc vận động quốc tế, sai lệch thông tin, thiếu minh bạch. Như vậy, được ví như công cụ kiểm tra hàng loạt nguy hiểm như: học lịch, phát hiện chi phí, tiết kiệm thời gian,… Để quy trình này trở nên đơn giản hơn, hãy khám phá ngay các giải pháp vận chuyển hàng hóa quốc tế của chúng tôi.

3. Quy trình sử dụng phiếu đặt chỗ

Quá trình lấy Ghi chú đặt chỗ có thể tự thực hiện hoặc chuyển tiếp thông tin. Tuy nhiên, đảm bảo sự chuyên nghiệp. Chính xác cần có theo quy trình đặt phòng để thực hiện như sau:

Bước 1: Gửi yêu cầu đặt phòng (booking request)

Cần gửi hàng hoặc giao nhận liên hệ với hãng máy, hãng bay để đặt lô hàng. Thông tin phải cung cấp đầy đủ như: loại hàng hóa, chất lượng, thể tích,,..

Bước 2: Ghi chú đặt phòng của hãng chuyển vận

Dựa trên thông tin từ người chuyển hãng, hãng sẽ thực hiện: kiểm tra chỗ trống, lịch trình, mã booking,

Bước 3: Cấp container và đóng hàng

Đối với container nguyên thì hãng sẽ cung cấp container rỗng. Sau đó, người gửi hàng sẽ lấy hàng đóng . Đối với hàng lẻ sẽ gom hàng tại kho cả họ. Để đảm bảo hàng hóa được kiểm đếm chính xác, việc chuẩn bị các chứng từ liên quan là rất cần thiết, bạn có thể xem thêm: Packing List là gì? Vai trò của bảng kê đóng gói trong vận chuyển quốc tế.

Bước 4: Làm thủ tục hải quan và giao hàng ra cò

Dựa vào phiếu đặt chỗ thông tin để khai báo hải quan chính xác và đưa ra container hoặc hàng ra yêu

Bước 5: Hàng được xếp lên tàu hoặc máy bay

Khi đã làm các thủ tục hải quan, thông quan thì hàng sẽ được xếp lên tàu, máy bay. Để hiểu rõ hơn về vai trò của cảng này, bạn có thể xem thêm: Port of loading là gì? Cảng xếp hàng trong vận chuyển quốc tế.

Bước 6: Phát hành ứng dụng và hoàn tất quy trình

Hãng tàu hoặc người giao nhận vận đơn phát hành (vận đơn). Sau đó, hàng hóa sẽ được gửi cho người gửi để thanh toán.

4. Kết luận

Tóm tắt lại, qua bài viết chia sẻ về booking note là gì ? Mong rằng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình sử dụng ghi chú đặt phòng. Kết nối hãng gửi, vận chuyển và các bên liên quan. Từ đó, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển chính xác, đúng tiến độ thời gian yêu cầu và tránh rủi ro. Ngoài ra, nếu bạn còn thắc mắc về lưu ý đặt phòng có thể liên hệ Interchains Ecom để được giải đáp kỹ năng hơn.

Đánh giá ngay

Giải pháp vận chuyển từ Interchains Ecom

Bạn đang cần giải pháp vận chuyển quốc tế đáng tin cậy? Interchains Ecom cung cấp đa dạng dịch vụ phù hợp cho seller Việt Nam:

ePacket - Vận chuyển tiết kiệm cho hàng nhẹ
Air Express - Giao nhanh 3-7 ngày
FBA - Gửi hàng vào kho Amazon
TikTok Shop US - Fulfillment cho TikTok

Liên hệ tư vấn miễn phí để nhận báo giá tốt nhất!

Booking note là gì? Ý nghĩa trong vận chuyển hàng hóa quốc tế